Cómo delegar tareas cuando eres emprendedora
¿Qué tan importante es aprender a delegar?
Cuando comenzamos un nuevo negocio, para nosotras es como un “bebé” al que no queremos que ninguna otra persona toque. Sin embargo, en la medida que va creciendo, se hace imprescindible aprender a delegar para que contratemos más personas que nos ayuden con algunas tareas.
De lo contrario, vamos a tener que trabajar largas horas y terminaremos frustradas por no poder terminar todo el trabajo que tenemos por delante. Cuando eres emprendedor tendrás que ser vendedor, contador, servicio al cliente, manejar las redes sociales; tendrás que desarrollar nuevos productos o servicios, y encima tendrás que lidiar con esas micro-tareas del día a día que te llevan mucho tiempo.
Delegar es importante porque no tienes y no debes hacerlo todo tú sola. Cuando delegas algunas tareas, tendrás más tiempo para dedicarlo a aquellas actividades que son más importantes para el crecimiento de tu negocio.
Tu negocio no va a crecer a menos que construyas un equipo que te apoye y trabaje contigo para lograr los objetivos de tu empresa más rápido.
Creencias limitantes que te impiden delegar
Son muchas las creencias que limitan nuestro crecimiento y delegar no es la excepción, también hay algunas que nos bloquean y tenemos que cambiarlas para tener mejores resultados, aquí te comparto algunas:
«Yo puedo hacerlo sola»
Detrás de ese pensar en que puedes hacerlo todo tú sola, puede estar encubierto un temor a que los demás no hagan las cosas bien.
Muchas personas creen que ningún empleado va a hacer el trabajo como ellos, pero te cuento que en la vida siempre habrá personas que harán el trabajo mejor y peor que tú.
Esta creencia puedes cambiarla por esta: «Delegar me ayuda a crecer más rápido»
«No confío en nadie para compartir las informaciones de mi negocio»
Más allá de no confiar en los demás, lo que detiene a muchos emprendedores de empezar a delegar es el no querer dejar ir, no querer soltar ese “bebé” que le ha costado tanto.
Ese miedo a delegar tareas que llevas tiempo haciéndolas y que ya forman parte de ti, se crea un celo que no nos permite delegar de forma eficaz.
Recuerda algo, cuando contratas a un empleado, este querrá tener éxito y demostrarte que puedes confiar en él para hacer cualquier trabajo. Si tu empleado tiene éxito tú también lo tendrás.
Cambia esta creencia por esta: «Contrato personas capaces y éticas que hacen un buen trabajo»
«Cuando delego tardo más que si lo hago yo»
Esta es otra creencia que limita mucho cuando de delegar se trata, porque si bien es cierto que la primera vez puede que tome más tiempo enseñar que hacer el trabajo. Con el tiempo te darás cuenta de que ya no tienes que hacer ese trabajo que antes te llevaba tiempo y sentirás un gran alivio.
Imagínate que pasas ocho horas entrenando a alguien para que haga una tarea que a ti te lleva hacerla una hora dos veces por semana.
Cuando pasen cuatro semanas ya habrás recuperado las ocho horas que pasaste entrenando a tu empleado. Ahora puedes dedicar ese tiempo a actividades más importantes para tu negocio, como, por ejemplo, hacer mejores estrategias, desarrollar nuevos productos y servicios, eso es lo que debes hacer como líder de tu empresa.
Cámbiala por esta: «Al delegar me puedo concentrar en tareas más importantes»
«Es que no sé cuál trabajo delegar»
Cuando tienes tu negocio siempre habrá tareas que tienes que hacer tú misma, pero hay muchas otras que puedes delegar. Muchos líderes y gerentes no se sienten seguros de elegir correctamente las tareas que sí pueden delegar.
Te daré algunos ejemplos de tareas que puedes delegar:
Tareas Pequeñas, que cuando se acumulan te lleva mucho tiempo ponerte al día. Son cosas que un asistente puede hacer, como: coordinar y confirmar reuniones, comprar vuelos, eliminar correos no deseados o de promociones de tu bandeja de entrada.
Partes de Trabajos Grandes, Muchas veces tenemos trabajos que son grandes y que nos llevan mucho tiempo, si lo dividimos en pequeñas tareas, te aseguro que encontrarás algunas que puedas delegar y terminar más rápido ese trabajo.
Tareas Tediosas, en las empresas también hay tareas que son muy incómodas aunque no complicadas, como es el caso de completar data de clientes, por ejemplo. Eso de copiar y pegar informaciones de clientes potenciales, es algo que es incómodo de hacer, pero no requiere muchas habilidades y puedes delegarlo fácilmente.
Manejo de Redes Sociales, hoy día tenemos que publicar constantemente en redes sociales y páginas web, es posible que te lleve tiempo hacer una imagen atractiva para tus redes, pero un diseñador profesional quizás le lleve solo unos minutos hacerla, es otra tarea que puedes delegar.
Cambia esa creencia por esta: «Tengo muchas tareas que puedo delegar»
Si hasta ahora haces todo el trabajo tú sola, no te preocupes que nunca es tarde para aprender, te voy a compartir algunos consejos para que delegar no sea un proceso frustrante e incómodo para ti.
Consejos para delegar de una forma efectiva
Estos consejos te ayudarán a compartir la carga de trabajo que tienes, trabajar en equipo los beneficiará a todos y permitirá lograr los objetivos de la empresa más rápido.
Elije al empleado correcto para el trabajo
Si aún no has contratado a un empleado, es el momento de redactar el perfil de la persona que te gustaría que trabaje contigo, si no tienes muchos conocimientos en el tema, vas a tener que subcontratar a una agencia que trabaje con reclutamiento y selección de personal.
Si ya tienes empleados, una de tus funciones como líder es conocer las fortalezas y debilidades que tienen, partiendo de esa realidad, sabrás quien puede desempeñar mejor una tarea.
Informa a esa persona que elegiste el por qué estás delegando
Si le explicas a tu empleado las razones por las que decidiste delegar ese trabajo en él o ella, se sentirá más comprometido y su nivel de responsabilidad va a aumentar, porque lo verá como una oportunidad de desarrollar nuevas habilidades.
Es muy importante incluso resaltar las fortalezas que viste en esa persona que te motivaron a delegar ese trabajo y cómo estará contribuyendo al logro de ese objetivo.
Da instrucciones claras y proporciona los recursos necesarios
Tu empleado debe recibir las instrucciones claras de lo que realmente esperas de ese trabajo, más que dedicar demasiado tiempo en metodologías y en explicar cómo tú lo harías, dile el objetivo que persigues, los resultados que quieres lograr.
Luego dale la libertad de hacerlo a su manera, olvídate de la perfección, que el perfeccionista es el eterno insatisfecho.
No importa por el camino que se vaya, el objetivo es que llegue a la meta que deseas. Solo asegúrate de que tenga a su disposición los recursos que necesite para realizar el trabajo.
Delegar autoridad además de responsabilidad
Muchos trabajos se estancan cuando delegamos porque no le damos la libertad de tomar decisiones. Es algo que tenemos que aclarar desde el principio e informarle hasta qué nivel puede tomar decisiones sin necesidad de que tú intervengas.
Si cada decisión que tome tiene que consultarla contigo, terminarás haciendo el trabajo y entendiendo que delegar no funciona para ti.
Revisa el trabajo realizado
Cuando te informen de que el trabajo está terminado debes revisarlo y asegurarte que todo quedó como esperabas, déjales saber si algo no está bien y de cómo pueden mejorar en el futuro.
Jamás culpes a un empleado porque hizo un trabajo mal, si tú no tomaste el tiempo de revisarlo antes de que afectara alguna decisión del negocio.
Resalta las cosas que hizo bien, no pongas el enfoque solamente en los errores.
Siempre recuerda decir las palabras mágicas
“Por favor” y “Gracias” son las palabras que abren más puertas y las que más nos gusta escuchar. No olvides decir estas palabras cada vez que delegues un trabajo.
Al finalizar una tarea o un proyecto hazle saber de forma genuina que aprecias el trabajo que realizó. El empleado será más leal y se sentirá más motivado a realizar aportes para el beneficio de la empresa.
Como ves delegar es demasiado importante para el desarrollo de tu empresa, aumentará tu confianza y tu productividad.
Pon en práctica estos consejos y cuéntame en los comentarios lo que tú haces para tener éxito al delegar parte de tus tareas.
Un abrazo
Carmen Simé
Coach