Cómo manejar el flujo de caja de tu negocio
Autora: Carmen Simé
Trabajé más de 20 años en el área de finanzas de muchas empresas y entendí lo que se dice mucho en los negocios de que “el efectivo es el rey”. El éxito de una pequeña o mediana empresa va a estar ligado directamente al flujo de caja.
Tus beneficios no tendrán sentido si no tienes efectivo.
Una empresa puede ser exitosa al mirar los estados financieros, pero irse a la quiebra porque la cantidad de efectivo que ingresa no se compara con la cantidad industrial de efectivo que sale. Por esa razón se le dificulta realizar las inversiones necesarias para mantenerse en el mercado, o que el financiamiento sea más costoso al tomar dinero prestado.
Aunque muchos emprendedores y empresarios saben que el efectivo es un elemento vital en la sostenibilidad de sus empresas, no muchos prestan atención al buen manejo del flujo de caja. Esa realidad está provocando que muchas empresas fracasen hoy día.
¿Qué es el Flujo de Caja?
El flujo de caja es el movimiento de efectivo dentro y fuera de la empresa, el dinero no es estático, entra y sale, por tal razón se debe manejar adecuadamente y dar seguimiento, semanal, mensual o trimestral.
Si el efectivo que entra a la empresa por ventas o cobros es mayor que el efectivo que sale, entonces la empresa tiene un flujo de caja positivo.
Por el contrario, el efectivo que sale al hacer los pagos de cuentas por pagar, nómina y otros gastos es mayor que la cantidad de dinero que entra, significa que la empresa tiene un flujo de caja negativo y que está en problemas.
La buena noticia es que al actuar rápido puedes dar algunos pasos que te ayudarán a generar más ingresos que puedan cubrir el déficit, pero no puedes dejarlo a la casualidad, tienes que trabajar de manera consciente en eso. Necesitas aprender a manejar correctamente el flujo de caja para que puedas controlar mejor las entradas y salidas de dinero de tu empresa.
Flujo de Caja no es lo mismo que Ganancias
Muchas personas confunden esos términos y se frustran al ver que su Estado de Resultados dice que tienen ganancias; sin embargo, no tienen dinero efectivo para pagar la nómina y cubrir los gastos.
Las ganancias son el resultado de restar los ingresos de los gastos y están en el Estado de Resultados o Estado de Ganancias y Pérdidas, En cambio el flujo de caja es el movimiento entre las entradas y salidas del efectivo y se maneja en Tesorería.
Cuando vendes un producto o servicio se genera una factura, el Estado de Resultados registra el ingreso sin importar si ha sido a crédito o al contado, pero Tesorería solo registra esa venta cuando el dinero efectivo ha ingresado a la empresa, sea en un pago de contado o si se ha cobrado al cliente posteriormente.
No importa la cantidad de ventas que realices, si el efectivo no está ingresando a la empresa, no podrás ver los beneficios, porque necesitas pagar a tus empleados, cubrir los gastos de la empresa en general, tienes que reponer inventario o invertir. De ahí la importancia de tener un flujo de caja positivo que permita a tu negocio crecer y tener mejores beneficios.
Tips para mejorar el Flujo de Caja de tu negocio
Muchos emprendedores y empresarios creen que haciendo crecer su negocio es la solución al problema del flujo de caja. Cuando ven su negocio crecer se dan cuenta que tienen muchos más problemas de flujo de caja que antes. Se necesita planificar a través de un presupuesto las entradas y salidas de efectivo, así no te tomarán por sorpresa.
Sigue estos consejos para que en poco tiempo tomes el control del manejo del flujo de caja de tu negocio:
Bajar los días de cobros
Las cuentas por cobrar son una pieza clave en el manejo del flujo de caja, te recomiendo facilitar el proceso de pago de los clientes, por ejemplo, dale la opción de realizar transferencias bancarias, puedes pedirles que pre-aprueben los cheques para que el banco los pague más rápido. Recibe pagos con tarjetas de crédito.
Puedes ofrecer descuento por pronto pago a tus clientes para motivarlos a realizar los pagos antes. Aunque va a afectar los beneficios, puede ayudar a la gestión del flujo de caja.
También el personal de cuentas por cobrar debe estar bien entrenado, al punto que en cada llamada de seguimiento debe lograr algo, si no es un pago, al menos una cita para volver a llamar.
Ser más cuidadosos al otorgar crédito
Es una realidad que muchas empresas tienen que otorgar crédito a sus clientes, si es tu caso, debes tener cuidado de no otorgar crédito por hacer una venta “desesperada”, debes recordar siempre que la venta no se completa hasta que entra el efectivo a tesorería.
Para mejorar en la depuración de los clientes, puedes implementar una política más estricta en la que el cliente deba llenar una solicitud de crédito, la cual debe ser aprobada por un equipo que revisará si ese cliente tiene problemas de flujo de caja o si su negocio está creciendo o simplemente está quebrando. Este análisis debe incluir verificar referencias de otras empresas donde tienen crédito.
Aceptar tarjetas de crédito es otra opción, aunque le costará algo a la empresa, baja significativamente el riesgo de que un cliente no te pague.
Aumentar las ventas
No siempre es fácil aumentar las ventas, aunque es la forma más obvia de generar efectivo para la empresa. Para ello es posible que debas cambiar tu estrategia de Marketing, quizás que te muevas a otro mercado..
Convertir los prospectos en clientes es costoso, pero hay que hacerlo para poder crecer. Puede salir más barato vender más a los clientes que ya tienes, podrías analizar su comportamiento de compras, por qué hace esas compras y ver si puedes ofrecerle algo que cubra alguna de sus necesidades.
En aumentar las ventas lo que debes cuidar es que estas no sean a crédito, porque más que ayudar a generar más efectivo estarías creando más cuentas por cobrar.
Tomar un préstamo
Tomar un préstamo es una opción que muchas empresas utilizan para resolver sus problemas de flujo de caja a corto plazo. Las instituciones financieras ofrecen líneas de crédito, préstamos de capital o préstamos a largo plazo amortizables, donde pagan intereses más capital.
Como ves siempre hay cosas que se pueden hacer para generar flujo de caja en tu empresa, lo que es muy importante, pero controlar el flujo de caja es lo que realmente dará el éxito a tu negocio.
No uses el efectivo del negocio como una extensión de tu bolsillo
He visto a muchos emprendedores comenzar sus negocios porque necesitan un ingreso extra y se les hace muy difícil separar sus finanzas de las del negocio. Es algo que debes cuidar mucho, porque si no te has educado para administrar bien tus finanzas personales, las finanzas de tu empresa son las que van a sufrir.
Debes asignarte un salario y educarte en finanzas personales para que el mismo te alcance para cubrir todos tus gastos.
Si quieres mantener el control del flujo de caja de tu negocio formúlate las siguientes preguntas, con cierta frecuencia:
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¿Cuánto efectivo tengo en este momento?
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¿Cuánto efectivo voy a tener dentro de seis meses?
Si no puedes responder a estas dos simples preguntas, estás en problemas, porque significa que no tienes tu flujo de caja bajo control.
Al menos una vez al mes deberías dar seguimiento a tu flujo de caja para asegurarte de que estás administrando correctamente el efectivo de tu empresa y cuál es la necesidad que tendrá la empresa en el futuro.
También podrás hacer mejores proyecciones que te permitan tomar mejores decisiones y realizar inversiones que ayuden al crecimiento del negocio.
Déjame en los comentarios qué haces tú cuando escasea el efectivo.
Un abrazo
Carmen Simé
Coach